apotheektools maakt software voor de openbare apotheek. Dit beleid beschrijft welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt, waarom, hoe lang, en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk
- Voor deze website is apotheektools verwerkingsverantwoordelijke.
- Voor ApoRoute en het kennisplatform is de apotheek die de software gebruikt verwerkingsverantwoordelijke. apotheektools verwerkt de gegevens in haar opdracht.
Voor vragen en verzoeken: info@apotheektools.nl.
2. Deze website
- Geen accounts, geen formulieren, geen cookies, geen tracking en geen statistiekdiensten.
- De site en de lettertypen staan op een server bij TransIP in Nederland. Er gaan geen verzoeken naar andere partijen.
- IP-adressen worden alleen kortstondig technisch verwerkt om de pagina te leveren; de webserver houdt geen toegangslogboek bij.
- Mailt u ons, dan gebruiken wij uw gegevens alleen om te antwoorden.
3. ApoRoute
ApoRoute is de bezorgsoftware voor de apotheek. De server verwerkt daarbij gegevens; het uitgangspunt is zo min mogelijk en zo kort mogelijk.
Welke gegevens
- Bezorgingen: bezorgadressen, status per pakket, tijdstippen en notities. Patiëntnamen worden op de telefoon verwijderd voordat er iets naar de server gaat.
- Gps-positie van het bezorgtoestel tijdens een rit.
- Medewerkers: naam, e-mailadres en rol van dashboardgebruikers; naam en pincode van bezorgers. Wachtwoorden worden als hash opgeslagen.
- Werktijdregistratie (alleen als de apotheek deze module aanzet en per bezorger aanwijst): begin en einde van de werkdag, pauzes, ongeveer één locatie per minuut tijdens de werkdag (niet tijdens een pauze), en toelichtingen en correcties. De bezorger wordt vooraf geïnformeerd. Alleen de rol werkgever ziet deze gegevens; wie een route bekijkt, geeft een reden op die wordt vastgelegd.
- Logboeken: een toegangslog en een inzagelog (welk account wat heeft ingezien, zonder adressen).
- Adresaanvragen voor zorginstellingen: naam en adres van de instelling en de naam van de bezorger die de aanvraag doet.
- Aanmelding voor de beta via aporoute.nl: naam van de apotheek, contactpersoon, e-mailadres, en optioneel telefoon en bericht, met IP-adres en tijdstip.
Bewaartermijnen
De server wist automatisch, elk uur.
| Gegeven | Termijn |
|---|---|
| Gps-posities van ritten | 30 dagen |
| Ritten, adressen, status en notities | 30 dagen in het overzicht; daarna tot 180 dagen alleen via een afgeschermde historie met een extra e-mailcode |
| Werkdagen, werkposities en pauzes | 90 dagen |
| Toegangslog en inzagelog | 90 dagen |
| Adresaanvragen | 30 dagen na afhandeling, anders 180 dagen |
| Aanmeldingen voor de beta | 180 dagen |
| Abonnementen voor meldingen | 12 uur |
| Inlogcodes en instel-links | tot ze verlopen (10 minuten, instel-link 3 dagen) |
| Instellingsmetrieken en ritobservaties | 365 dagen respectievelijk onbeperkt; zonder namen, adressen of coördinaten, dus geen persoonsgegevens |
| Route op de telefoon | tot het afsluiten van de rit, maximaal 24 uur |
Beveiliging
- Adressen, notities, coördinaten, gps-gegevens en toelichtingen staan per veld versleuteld op de server (AES-256-GCM).
- De sleutel wordt afgeleid uit een wachtwoordzin die niet op de server en niet in de back-up wordt opgeslagen. Na het ontgrendelen staat de sleutel alleen in het werkgeheugen; na een herstart is de opslag weer op slot.
- Meldingen aan de bezorger gaan versleuteld via Web Push (RFC 8291). De pushdienst van de browser kan de inhoud niet lezen. De melding van een geannuleerde bezorging bevat het adres.
4. Kennisplatform
Het kennisplatform is een besloten omgeving voor werkafspraken en protocollen van een apotheekteam. Het is bedoeld voor werkafspraken, niet voor patiëntgegevens.
- Accounts: naam, e-mailadres en rol. Wachtwoorden worden als hash opgeslagen. Accounts worden door beheerders aangemaakt.
- Inloglog: e-mailadres, IP-adres, tijdstip en uitkomst van elke inlogpoging; 365 dagen bewaard.
- Documenten: met alle eerdere versies en wie ze heeft opgesteld.
- Polls: voor- en achternaam, keuze en opmerking per stem, en een willekeurige apparaatcode. De keuzes zijn zichtbaar voor de beheerders. Een poll en de stemmen blijven bewaard tot een beheerder de poll verwijdert.
5. Ontvangers
Wij verkopen geen gegevens en delen niets met advertentiepartijen. Deze partijen zijn technisch nodig:
| Partij | Wat zij ontvangt | Locatie |
|---|---|---|
| TransIP | hosting van de website en de software, DNS, en e-mail (ontvangen op apotheektools.nl en versturen vanuit ApoRoute) | Nederland |
| PDOK (Kadaster) | adresteksten zonder naam om adressen op te zoeken, en de kaartuitsnede voor kaarttegels | Nederland |
| Google Maps | coördinaten, alleen als de bezorger zelf de navigatie opent | Verenigde Staten |
| Pushdienst van de browser (op Android Google) | alleen versleutelde meldingen, het afleveradres van de melding en het tijdstip | Verenigde Staten |
| Google ML Kit | diagnostiek over de etiketscanner zelf (apparaat, app-versie, prestaties); geen beeld en geen tekst | Verenigde Staten |
| Google Play | verspreiding en installatie van de Android-app; geen gegevens uit ApoRoute | Verenigde Staten |
De routeberekening en de kaartsoftware draaien op dezelfde server en sturen niets naar buiten.
6. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Gebruikt u ApoRoute of het kennisplatform via uw apotheek, dan loopt uw verzoek via die apotheek; wij helpen haar daarbij. Voor deze website: stuur uw verzoek naar info@apotheektools.nl; wij reageren binnen een maand. Bent u niet tevreden, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Wijzigingen
Bij wijzigingen in de software passen wij dit beleid aan. De versiedatum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.